דף הבית » הערכת עובדים ומנהלים. » משוב ממונה
 

 

מהו משוב ממונה?

משוב ממונה / הערכת ממונה - הינו כלי הערכה מקובל ונפוץ בארגונים, המבוסס על הזיקה וההיכרות המתקיימים בין ממונה לעובד הכפוף לו, במסגרתו באופן תקופתי ממלא הממונה טופס הערכה ומשוב אודות עובדיו ובעקבותיו נותן להם משוב. כלי זה משמש לעיתים ככלי משוב יחיד בארגון ולעיתים משמש כחלק ממערכת משוב 360 מעלות, העושה שימוש בכלי הערכה ומשוב נוספים.

 

מטרות כלי "משוב הממונה" הן:

ניתן להגדיר את מטרות הכלי בשלוש הרמות הבאות:

ברמת העובד:  מתן הערכה ומשוב לעובד על רמת תפקודו במהלך השנה החולפת, כדי שהעובד יוכל להבין כיצד הוא נתפש ומוערך ע"י הממונה עליו, להפיק למידה מהמשוב, לשמר ביצועים טובים ובמקביל - להציב לעצמו יעדי שיפור ולשפר בכך את רמת הצלחתו ותגמולו בתפקיד.

ברמת הממונה:  חיזוק הזיקה ושיתוף הפעולה ותיאום הציפיות בין הממונה לעובדיו, ובעקבות זאת שיפור בביצועים ובהשגת יעדי הממונה, ביסוס מעמד הממונה כמנהל וכמנהיג, האחראי על עובדיו, ביצועיהם, הישגיהם ונורמות הפעולה שלהם במסגרת הארגון.

ברמת הארגון:  כלי המחזק את מכוונות העובדים והמנהלים בדרגים השונים למטרות הארגון ולערכיו המרכזיים, מחזק ומשפר את יחסי הסמכות בארגון, אמצעי לפיתוח עובדים, לשיפור ביצועים ולשיפור הפרודוקטיביות הארגונית.

 

היעדים שניתן להשיג במהלך שיחת המשוב עם העובד:

·      מתן תשומת לב ניהולית וקיום דיאלוג עם העובד.

·      העמקת ההיכרות של המנהל עם תחום פעילותו של העובד.

·      מתן הערכה וחיזוק לעובד על תחומים בהם הפגין ביצוע איכותי ומסור.

·      זיהוי, בשיתוף עם העובד, של תחומים טעוני שיפור בתפקודו – קביעה משותפת של יעדי שיפור והדרכת העובד -במה וכיצד עליו לשפר את תפקודו.

·      הקשבה לבעיות או לקשיים מקצועיים או אישיים של העובד, הדורשים התייחסות, סיוע או הדרכה של המנהל.

·      סיכום בין העובד למנהל על דרכי התקשורת, המשוב היומיומי ושיתוף הפעולה ביניהם בעתיד.

·      תיאום ציפיות הדדי בין המנהל לעובד, תוך מבט כלפי העתיד.

 

מילוי טופס המשוב

·      במועד ההערכה יקבל כל ממונה ערכת משוב הכוללת טופסי משוב לעובדיו.

·      תדירות המשוב הינה בד"כ פעם או פעמיים בשנה, על פי החלטת ראש הארגון. 

·      אם לעובד יש יותר מממונה אחד יש להחליט, בהתייעצות עם ראש הארגון, מי מהם ימלא את המשוב ויזמן את העובד לשיחה. בכל אופן מומלץ שמילוי המשוב יהיה בשיתוף ובהסכמה ביניהם.

·      טופס המשוב כולל מספר תחומי תפקוד כלליים, ובתוך כל תחום מפורטים מאפיינים, כישורים ותפקודים ספציפיים, שניתן להתייחס אליהם במהלך ההערכה ושיחת המשוב.

·      אין חובה להתייחס במהלך שיחת המשוב לכל פריט, אלא לבחור את הפריטים הרלוונטיים לעובד ולתפקודו.  

·      מומלץ להכין דוגמאות רלוונטיות מהתקופה האחרונה, הממחישות את המסר לעובד, הן לגבי תפקוד הראוי לציון והן לגבי תפקוד הראוי לשיפור. (דוגמאות עשויות להבהיר את המסר לעובד טוב יותר מ"הצהרות כלליות" על תפקוד.)

·      בכל אחד מארבעת תחומי ההערכה יש לפרט מילולית את "התחומים שראוי לשמר"  ואת "התחומים שראוי לשפר". משוב מילולי מפורט, יהווה בסיס לשיחת המשוב עם העובד ויסייע בהשוואה למשוב הבא בבוא העת.

 

הכנה לשיחת המשוב:

·      שיחת המשוב תתקיים לאחר מילוי טופס המשוב אודות העובד.

·      יש להודיע לעובד על שיחת המשוב מבעוד מועד, ולאפשר לו להיערך אליה.

·      ניתן למסור בידי העובד עותק של טופס המשוב הריק, לשם מילוי הערכה עצמית, לקראת שיחת המשוב. במקרה זה מומלץ לפתוח את שיחת המשוב בהצגת ההערכה העצמית ולאחר מכן להשוותה להערכת המנהל.

 

טיפים לממונה לניהול שיחת משוב אפקטיבית:

·     שיחת המשוב צריכה להתנהל ללא לחץ זמן, תוך מתן תשומת לב מלאה לעובד וללא הפרעות חיצוניות (כגון טלפונים, הפסקות, פתיחת דלת וכד').

·     חשוב לקיים את שיחת המשוב באווירה חיובית ורגועה, תוך הדגשת המטרה המשותפת של המנהל והעובד להשגת שיפור. שיחת המשוב תהיה אפקטיבית אם המנהל ייצור בקרב העובד תחושה של קבלה, הערכה ואיכפתיות.

·     חשוב לשמור בשיחה על קשר עין ולשים לב לאורך כל השיחה למסרים המילוליים והלא- מילוליים של העובד, ולהתייחס לקושי או לרגשות שהוא מבטא.

·     ניתן להתחיל בפתיחה קצרה ומרגיעה ללא קשר ישיר למשוב ולשאול את העובד לשלומו.

·     חשוב לנהל את השיחה עם העובד כדיאלוג שבו העובד מוזמן להציג את עמדותיו, את ציפיותיו ואת רגשותיו. 

·     חשוב לפתוח את המשוב במתן הערכה וחיזוק לתפקודים המוצלחים של העובד, לתרומתו ולהישגיו, ולנתחם יחד כדי ללמוד כיצד ניתן לשמר ולמנף את ההצלחה בהם גם בעתיד. רצוי לאזכר דוגמאות רלוונטיות.

·     את התחומים טעוני השיפור יש לנתח יחד עם העובד בסבלנות, בסיוע דוגמאות ספציפיות, במטרה להביא את העובד להבין את הבעיות, לקחת עליהן אחריות ולקבוע לעצמו יעדים לשיפורם בעתיד – רק כך תבטיח סיכוי אמיתי לשיפור.

·      יש לפרט ב"דף סיכום המשוב" שבטופס את עיקרי הדברים המהותיים שעלו בשיחה, ובשיתוף העובד לקבוע ולרשום בטופס את יעדי השיפור האישיים ואת האתגרים והמשימות המרכזיות בתפקיד לתקופת הפעילות הבאה.

 

שמירת טופס המשוב

·      לאחר שיחת המשוב, יקבל, על פי בקשתו, עותק מצולם של טופס המשוב.

·      טופס המשוב הינו דיסקרטי. לכן יישמר בתיק "משובי עובדים" כדי להיעזר בו בשיחת המשוב הבאה

 

 
 
גרסה להדפסהגרסה להדפסה      שליחה לחברשליחה לחבר